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HCMペイロールインテグレーション(ペイロールシステムとのシステム連携)ガイド

September 26, 2024

人事管理（HCM）+ペイロールインテグレーションペイロールインテグレーションガイド

このHCMペイロールインテグレーションガイドの目的は、人事（HR）、財務、ITチームがHCMや他の人事システムと給与システムをインテグレーション(連携)に関連する詳細を理解し、インテグレーション(連携)のオプション検討、ペイロールインテグレーションを開始する前に実用的に考慮すべき項目を提案することを目的としています。

HCMペイロールインテグレーションとは何ですか？

HCMペイロールインテグレーションとは、HCMまたは人事情報システム（HRIS）（基本情報の元となるデータソース）をペイロールサービスプロバイダーや内部給与システムと接続し、HCMとペイロースプロセスの間で人事データのフローを自動化することを指します。

HCMペイロールインテグレーション(システム連携)を設定する主な理由は何ですか？

お客様がHCMペイロールインテグレーション(システム連携)を導入される一般的な理由は以下の通りです：

  • 人事部門の効率化を進め、より専門性の高い戦略的な業務に集中できるようにするためです。
    • システムの自動化や、拡張性を持たせ、安定化させることにより、様々な変動や法改正等の状況の変化にも対応します。給与データをHCMやその他の人事システムと連携することにより、給与処理(ペイロール)のプロセスを自動化し、効率化を図ります。
  • グローバルでHCMを導入している、または使用しているが、該当のHCMが給与処理(ペイロール)をサポートしていない、もしくはコストやシステム構築の時間の問題、あるいは内部での給与に関する機密情報の管理を望まないため、そのHCMのペイロールに関するデータを保持されたくない場合。
    • この状況はアジア圏でよく見られる状況で、Workday、SuccessFactors、Oracle Fusion等を使用されているお客様から伺います：
      • 「Workday、SuccessFactors、Oracle Fusionを利用しているが、該当の拠点（アジアなど）において、連携がうまくできない。HCMを稼働させるとき、どのように給与処理(ペイロール)を行えばいいのか？」

2つの選択肢が考えられます：

  1. HCMをペイロールサービスプロバイダーと連携し、HCMのデータを直接ペイロールシステムに反映させ、給与処理(ペイロール)を行う。
  2. ローカルの給与システムを導入し、HCMとその給与システムを連携する。

本ガイドの目的は、給与システムをHCMと連携する際に考慮すべきポイントの記載しています。また、上記の各状況の詳細を確認されたい場合は、こちらをご覧ください。

HCMペイロールインテグレーション(システム連携)の主なメリットは何ですか？

各プロセスの効率化を図ることにより、より戦略的な専門性の高い業務にフォーカスできます。主なメリットには次のようなものが挙げられます：

1. 効率化: HCMと給与システムを連携することで、データの重複入力や手動での情報転送が不要になります。これにより、時間や工数の大幅な短縮、機密性の保持、異なるシステム間でのデータ管理上で発生する可能性のあるエラーを防ぎます。

2.データの正確性: システム連携により、勤怠データ、社保情報、給与に関する情報等、従業員情報がHCMと給与システム間で自動的に同期され、正確性と一貫性が保たれます

3.コンプライアンス: システム連携は、雇用法、税法、および報告要件への準拠を確保するのに役立ちます。HCMと連携先のデータ双方差異がなく常に最新であるためです。例えば、従業員の方に対して退職に関する管理等、HCMとの連携により、スムーズに各手続きや、リアルタイムで状況を常に把握できるようになります。

4.レポートと分析: 両システムの連携により、より専門性のある詳細なレポート作成とデータ分析が可能になり、人事部門や財務部門はもちろん、タイムリーな情報に基づき、素早い意思決定が行えます。

5. より効率的なペイロールに関する業務管理: 連携により、データの手動操作におけるリスクが飛躍的に減少し、給与処理の自動化によって確実なペイロールワークフローが確立されるため、人的エラーや不正等、様々なリスクを防ぐことができます

HCMとペイロールインテグレーション(システム連携)を行うためには、どの程度の規模が最適ですか？

私たちの経験では、HCMとペイロールインテグレーション(システム連携)を導入する理由により異なります。一般的に、システム連携を実施する際のコストと投資収益率を検討することが重要です。（つまり、システム連携にかかる時間とコストと、月々の直接また間接的な工数の削減や、データの正確性向上、セキュリティや利便性の強化など、各利点を比較することです。）

一般的な指標として、HCMとペイロールインテグレーション(システム連携)は該当の国で従業員数が100人を超えると、より効果が出やすくなります。これは、ペイロール業務に関連する月々の変更データ等の量がある程度見込まれ、時間や工数の削減や、各工程の簡略化やコンプライアンスを含めセキュリティリスクの軽減が可能になるからです。

但し、これらはクライアント側のリスクプロファイルや各工程や指標関連します。クライアントが内部コントロールやペイロールガバナンスに重点を置いている場合、従業員数や他の要素に関わらず各拠点においてHCMとシステム連携を検討する比率は高くなります。

HCMとシステム連携を行う際のデータ転送オプションはどういったものがありますか？

今まで、アジア圏においてHCMとシステム連携によく用いた方法として、ファイルベースでのアップロードでしたが、現在ではほとんどのクライアントが直接APIベースの連携や、内部ミドルウェアまたはiPaaSソリューション等の連携を検討しています。各状況により様々な最適な方法がありますが、以下に一般的なデータ転送オプションとその長所と短所を記載します：

  • ファイルベースのアップロード:
    • CSV/Excelファイル: 各データをシステムからCSVまたはExcelファイルとして抽出し、別のシステムにインポートする基本的で広く使用されている方法です。この方法は比較的簡単で、データ転送の頻度が少ない小規模から中規模の組織で有効です。
    • フラットファイル: CSVファイルと似ており、固定長フィールドやデリミタを使用して構築された形式のデータを含んでいます。こちらはシステム間のバルクデータ転送に適しています。
  • アプリケーションプログラミングインターフェース（API）:
    • RESTful API: 現在のHCMおよびペイロールシステムは、リアルタイムでデータを交換できるRESTful APIをカバーしています。APIはファイルベースのアップロードと比べてより安全で効率的なデータ転送形式となり、より高い専門知識を必要とし、設定に時間がかかることがあります。
    • SOAP API: 一部のシステムでは、データ連携のためにSOAP（Simple Object Access Protocol）APIを使用している場合があります。これは現在ではあまり一般的ではありませんが、特定条件の中で有効です。
  • ミドルウェア連携:
    • 多くの環境において、様々な連携に関連する統合ソフトウェアやiPaaSソリューションを持っています。（例：Mulesoft、Boomi、Microsoftなど）エンタープライズサービスバス（ESB）や統合プラットフォーム as a Service（iPaaS）などのミドルウェアソリューションは、HCMと給与システムの間の仲介役を果たします。これらのプラットフォームは、事前に構築されたコネクターやカスタム統合ワークフローを提供し、両システム間でシームレスなデータ転送を実現します。

ペイロールインテグレーション(システム連携)を行うにあたりに考慮すべき点は？

現在のHRシステム構成はどうなっていますか？また今後のプランは？

これは、ペイロールインテグレーション(システム連携)が適切に設計され、将来にわたって有効であることを確認するために、最初に考慮する質問の一つです。最適な方法は、HCMや人事情報の基本となる元のデータが、記録システムとしての「ハブ」を形成し、その他のHRシステム（例：給与、勤怠、休暇など（スポーク））と通信し、これらが適切に保たれる必要があるということです。さらに、今後の基幹システムの変更の可能性（例：HCMをグローバルに置き換える計画があるかなど）も考慮してください。その際は、主要なHCMとのシステム連携をサポートするペイロールシステムやペイロールプロバイダーを選定必要があります。

現在のHCMの使用状況はどの程度ですか？HCM内のデータは最新のアップデート更たものになりますか？

もう一つの重要な点は、HCMが適切に利用されているか、そしてHCM内のデータが最新ですべてアップデートされたものであるかどうかです。システム内のデータが最新で正確でない場合、システム連携はうまくいきません。システム内のデータと他のデータを比較して情報を検証する必要が発生します。また、HCMに現在保存されていない人事データや給与に関連するデータをレビューし、それらがどのように連携されるかを確認し文書化することが重要です。一般的な例としては、以下のようなものがあげられます：

a. コミッション、セールスインセンティブ、各種手当、勤怠情報などは、ほとんどの場合、HCMとは別のシステムで管理されています。

b. 各拠点(国)別の情報 – アジア圏に拠点がある場合、グローバルHCMはアジアの各拠点(国)でペイロールに関連する、言語を含めすべての必要情報をHCMにて管理出来るように構成されていない可能性があります（例： 各ID情報、扶養者情報、地元の年金、社会保険情報など）。

HCM内のデータが最新で正確であることを確認するために費やす時間は、莫大となりますが

システム連携により簡易化されます。より正確でタイムリーなデータとレポートにより分析が可能でき、意思決定プロセスが効率化されるからです。また、HCMとペイロールシステム連携によるもう一つの利点は、HCMを正しく使用しないと連携が出来ず給与計算にも影響するため、HCMを適切に使用するようになることです！

ペイロールインテグレーション(システム連携)を行う前に、HCMデータのレビューと整合性の確認を行う価値は十分にあります。

従業員数はHCMペイロールインテグレーション(システム連携)を行うには十分ですか？

システ連携を行うにあたり、コストと投資収益率が妥当であるかどうかを検討する必要があります。

HCMペイロールインテグレーション(システム連携)を行う前に、ペイロールに関するワークフローやプロセスを見直しまたは標準化できますか？

各拠点のHCMペイロールインテグレーション(システム連携)を進めており、グループ内のSSC（シュアドサービスセンター）や関連チームからペイロールを管理または運営することを検討している場合、SSCや関連給与チームが該当地域全体の給与計算プロセスを容易に行えるように、ペイロールやプロセスの見直しや標準化の検討をお勧めします。ビジネスが成長するにつれて、各プロセスのや詳細をご検討ください：

  • 給与体系 – 急激な拡大や、M&A等により外部的要因から拡大した場合、様々な給与体系が存在する可能性があります。これらを標準化することにより、管理や作業の工程をを減らし、給与計算における差異をなくし、税務に関連するリスクを減少させることができます。
  • エンドトゥエンド(一貫した)のペイロールプロセス – 各国の法律、プロセスの違いにより、すべての拠点で全く同じペイロールプロセスにて行うことは実質不可能ですが、各拠点(国)のプロセスの80%を占める標準的なペイロールプロセスを持つことが、効率的なプロセスの管理と内部統制の確保において重要です。また、SSC、給与関連チーム、および承認者が拠点に関係なくペイロールプロセスを容易に管理できるようになります。たとえば、バンクファイルの生成等に対して複雑な要件がある場合等（例：タッチレスまたは暗号化要件）、各拠点(国)で異なる管理方法を持つことは、内部統制の観点からも最善の方法とは言えません。
  • 給与支払日 –クライアントによっては、各拠点で給与支払日を統一することを好む場合がありますが、現地の労働法に準拠していることを前提が前提です。また、すべての給与計算処理が同じ期間内に行われると、SSC、給与関連チーム、または承認者の負担が増える可能性があるため、これらを考慮することも必要です。
  • ペイロールサービスプロバイダーの統合 – サービスの品質を考慮した上で、ペイロールサービスプロバイダーを見直し、HCMペイロールインテグレーション(システム連携)を構築行います。これにより、業務管理が簡素化され、またデータのエラーも防げ、トラブルの発生頻度を激減します。

従業員へのサポートはどのようしますか？

現実的には、管理部門以外のほとんどの従業員は人事部門との接触が限られているため、人事と給与関連の除法が従業員にとって分かり易くでシンプルなものであることが重要と考えます。

主に人事システムの構成によりますが、HCMペイロールインテグレーション(システム連携)の一環として、給与明細(Payslip)へのアクセスをどのように簡潔化できるか検討が必要です。一般的なオプションには以下が含まれます：

  1. 給与明細をHCMにインターフェース(連携)する – これは一般的なアプローチで、ペイロールシステムまたはペイロールサービスプロバイダーが自動的に給与明細等をHCMにインターフェースし、従業員がすべての人事情報を1つのシステムからアクセスできるようにします。この作業は簡易的で、給与明細のPDFパケットとマッピングファイルを活用して、給与明細等が正確に従業員に届くようにします。また、、公開される情報が既存のシステムにホストすでにされているため、セキュリティ上も簡易的です。但し、休暇や勤怠の情報が現在HCMに含まれていない場合（例：サードパーティソリューションでホストされている場合）、SSOを介してすべての人事システムに対して同一のサポートを提供する方法や、給与サービスプロバイダーのHRポータルを利用する方法を検討することをお勧めします。
  2. 給与明細(Payslip)をペイロールサービスプロバイダーのHRポータルにホスティングし、既存のシステムとSingle Sign-On（SSO）で接続する – 従業員セルフサービス（ESS）を利用していない場合や、ペイロールサービスプロバイダーのESSやHRポータル（例：休暇管理機能や勤怠管理機能がある場合）をSSOを通して、これらのHRポータルとあなたのHCMまたはイントラネット/HR環境を接続するのがお勧めです。これにより、既存のシステムの資格情報にて自動的に給与サービスプロバイダーのHRポータルにサインインでき、また、ユーザー名やパスワードを忘れたといった作業を簡略することができます。さらに、SSOはサイバーセキュリティの観点からも最適な方法です。
  3. Microsoft Teamsやその他の一般的に使用されるアプリケーションで給与明細をホスティングする – 様々な企業がTeams、Slack、他のメッセンジャーサービスをコミュニケーションに利用しています。ペイロールサービスプロバイダーは、これらのソリューションを用いてペイロールサポートや人事サポートを提供することも可能です。例えば、当社のLinks One Microsoft Teams連携がそれにあたります。
Links One Links Payroll Integration

ペイロールシステムと接続するべき非人事系のシステム等はどういったものがありますか？

  • ファイナンスデータ連携 – 通常、ペイロール(給与計算)のデーターは毎月GLファイルとしてファイナンスチームに提供します。HCMペイロールインテグレーション(システム連携)を活用すると、このGLファイルを自動的に生成し、ファイナンスシステムに直接連携することができます。これにより、毎月人事部門とファイナンス部門間でのデータ送付を簡略化することができます！
  • ビジネスインテリジェンスシステムとの連携 – 給与データからBIレポートを生成している場合（例：FTE（フルタイム相当）ヘッドカウントレポート、ダイバーシティレポート、欠勤レポートなど）

システム連携の頻度はどのくらいにすべきですか？

ペイロールインテグレーション(システム連携)の頻度（例：リアルタイム、日次ベース、週次ベース、月次ベース等）は、クライアントの具体的なニーズや必要要件等をもとに構築します。適切な頻度を決定するにあたり以下の事項を考慮します：

  • ペイロールスケジュール:給与計算処理のプロセスは重要な要素です。もし給与計算業務を週次、隔週、月二回、または月次で処理している場合、連携のタイミングはこれらの給与サイクルと一致するように設定する必要があります。
  • 既定要因: 該当する国や地域、従業員への通知期間によって、給与処理や報告に関する特定の規制が存在する場合があります（例：従業員の退職後に一定の期間内に給与を支払う必要があるなど）。そういった場合、各クライアントは、既定要因に基づき業務を遂行する必要があるため、日次ベースインターフェースを使用することが一般的です。
  • 従業員数:従業員の数が大規模な場合、変更の頻度が多い場合、ペイロールに関連するデータをリアルタイムで精査し把握する必要があります。給与計算処理サイクルが始まるのを待つのではなく、リアルタイムで状況を把握できるようにすることが重要です。中規模のオフィスでは月次インターフェースでも対応できる場合もありますが、大規模なフロントラインスタッフを抱えるクライアントは、リアルタイムまたは日次のインターフェースが必要となります。

連携エラーや連携のパフォーマンスをどうやって管理しますか？

システム連携は作業を簡素化するものであるため、ペイロールインテグレーションのエラーやパフォーマンスを管理することが重要です。正確でタイムリーな給与計算処理を行うためには、以下のポイントを把握し、パフォーマンスを管理することが必要です：

  • ログ(履歴)とモニタリングの実装: システム連携のプロセスは包括的なログを設定し、トラブルシューティングができるようにした上で、監査できるよう各ログ(履歴)を保持することが最重要です。
  • システム連携のKPIを定義する:ペイロールインテグレーション(システム連携)の完結とはどのようなものかを定義します。システム連携のパフォーマンスと精度を把握するため関連するKPIを特定し、ベンチマークと目標を設定して遂行することが重要です。例えば、処理時間、エラーレート、データの完全性、データの一貫性などがあります。ペイロールサービスプロバイダーとして、これらを報告機能に含めることは必要です。
  • アラート機能の完備: プロセスのデータ検証とエラーアラート、要因精査機能を設定し、不足している情報や不正確な情報をを割り出し、ペイロールインテグレーション(システム連携)のトラブルシューティングと、システム連携が改善し続けるために不可欠機能です。

HCMペイロールインテグレーション(システム連携)にはどのくらいの工数や時間がかかりますか？また、どういったテストフェーズが必要ですか？

HCMペイロールインテグレーション(システム連携)にかかる工数や時間は、プロジェクトの規模、既存の環境、既存のプロセスなどに依存します。

プロジェクト計画に含めるべき主要なテストフェーズは以下の通りです：

  • SIT（システム連携テスト）テストケースシナリオ – 1〜2週間のプロセスで、連携メカニズムをテストし、HCMとペイロールシステムが相互に遅延なく通信していることを確認します。
  • UAT（ユーザー受け入れテスト） – 2〜3週間のプロセスで、テストスクリプト(テスト用のデータ)を使用して給与計算テストを行います。一般的なユースケースやエッジケースなどがここでテストされ、給与計算データが正確であることを確認します。
  • パラレルラン – SITとUATが問題なければ、既存の給与計算処理とHCMペイロールインテグレーション(システム連携)を介して得られた給与計算データを比較します。差異がある場合は、その原因を調査し、修正を加えて、運用開始前に給与計算データが100%正確であることを確認します。一般的に、各拠点(国)100人未満の従業員の場合、状況にもよりますが、通常は運用開始前に1回のパラレルランを行います。または必要に応じ2ヶ月間のパラレルランを行う場合もあります。

人事部門、ファイナンス部門、給与関連チームとともに運営され、給与計算処理は100%または0%です。100%未満では問題が発生します！

HCMとペイロールインテグレーション(システム連携)関して

Links Internationalは、SAP認定のクラウドおよびオンプレミスソリューションと、アジア圏において100%該当国内にて給与計算管理を行い、勤怠休暇管理また人事管理システムとのシステム連携を提供し、人事関連業務の合理化を専門としています。アジア圏の主要なHRアウトソーシングテクノロジーパートナーの一つとして、該当国内の高品質なサービス、高度な統合ソリューション、そして使いやすい給与テクノロジーを提供しています。

アジア圏のビジネス向けに構築された当社のLinks Oneのマルチナショナル企業向けペイロールソリューションは、デジタルトランスフォーメーションを進めるクライアントに、SAPやSuccessFactorsと連携や一貫したペイロールソリューションを提供し、最先端の包括的ソリューションを導きます。

Links Internationalにお気軽にお問い合わせください！

Links Internationalにて提供できるもの

複合的レポート機能、スマート給与ダッシュボード機能、勤怠とシフト管理、様々なHCMとのシステム連携を特徴とするLinks Oneは、アジア全域で貴社と共に成長する唯一のHR & ペイロールソリューションです。プロフェッショナルな各専門家によって管理され、ローカルコンプライアンスを確実にし、Microsoft Azure上でホストされるLinks Oneは、業務の効率化、内部統制を確実なものにします。

以下の主要ERPおよびグローバルHCMプラットフォームとのシステム連携が可能です：

  • SAP/SuccessFactors
  • Workday
  • BambooHR
  • Namely
  • Ultimate
  • Oracle HCM
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