Workdayとアジアの給与管理のインテグレーション：完全ガイド

Workdayユーザーでアジア地域にて給与計算をお考えですか？Workdayの給与管理は、主に米国、英国、カナダ、フランスでサービスを提供しているため、アジアなど他の地域では、Workdayを給与計算サービス会社や現地の給与計算ソフトウェアとインテグレーションする必要があります。

ここでは、次のポイントを説明します。

• なぜアジアの給与をWorkdayとインテグレーションするべきか
• アジアの給与をWorkdayとインテグレーションする方法
• 給与計算プロバイダーはWorkdayとどのようにインテグレートするか
• Workdayとのポイントツーポイント・インテグレーションを構築するための費用
• Workdayと給与を接続するときの一般的な問題点
• 給与インテグレーションを構築するにあたり、適正な従業員数はどのくらいか
• アジア地区にて、適切な給与計算およびWorkdayのインテグレーションサービスプロバイダーの選択

WorkdayのHCMは、他の人事専門ソフトウェアやベンダーから情報を収集することで、すべてのHR機能を一つのシステムに統合します。これにより、企業が直面する様々なHRの課題に対応するより柔軟で効率的な方法として認識されています。

なぜアジア地域の給与をWorkdayとインテグレーションするべきか

1. 効率と管理: HCMと給与計算システムを連携することにより、重複したデータ入力や手作業による情報の転送が不要となり、エラーや不正のリスクを低減します。
2. データの正確性: インテグレートにより、勤務時間、休暇残高、各手当、源泉徴収などの従業員情報がHCMと給与計算システム間で自動的に同期され、確実な給与計算処理が施されます。
3. コンプライアンス: データ連携されたシステムでは、給与計算プロセスを通じて一貫してデータが転送されるため、雇用法、税務規制、報告要件へのコンプライアンスが保証されます。 例えば、従業員の離職日から7日以内に給与を支払う必要がある場合、HCMとの連携により、給与計算チームは離職日を待たずにリアルタイムで状況を把握することができます。
4. レポーティングと分析: 両システムからのデータ連携により、HR部門や財務部門はより多くの情報に基づいた意思決定を迅速に行うことが可能です。
5. HCMの利用向上:大きな二次的効果として、HCMが正確に更新されるかどうかにより、給与計算に反映されるので、HCMの適切な使用を促進します。

アジア地域の給与計算をWorkdayとインテグレーション(連携)する方法

Workdayユーザーは、給与計算システムとの連携をする際、通常以下の2つのオプションのいずれかを選択します。

1. 給与計算アウトソーシングサービス会社を利用する。
2. ローカル給与システムを購入してWorkdayとの連携を自社で構築する。

Workdayの導入コンサルタントは、給与計算システムとの連携を自社内で構築するには専門的な技術知識が必要となるため、給与計算サービス会社またはWorkdayインテグレーションサービスプロバイダーを利用することをお勧めします。多国籍企業における給与のミスやエラーは、修復するにあたり非常にコスト高になる可能性があります。給与計算アウトソーシングサービス会社を利用すれば、給与計算のアウトソーシングの通常のメリットに加え、Workdayとの連携構築し、1つの給与計算システムで複数の国をカバーするといったサポートも活用することも可能です。

給与計算プロバイダーはWorkdayとどのようにインテグレーション(データ連携)するか

Workdayは、給与データの連携をCloud Connect for TPP（Third Party Payroll）として提供しており、Workdayツールを使用してWorkday環境に合った給与データ連携を構築することを推奨しています。Workdayを使用するクライアントは通常、以下のオプションのいずれかを使用してWorkdayとアジア圏の給与データをインテグレーション(データ連携)します。

• ポイントツーポイント・インテグレーション

ポイントツーポイント・インテグレーション(データ連携)は、「Payroll Effective Change Interface」ファイル（PECI ファイル）を介して Workday から給与計算会社のシステムに情報が流れる、完全に自動化されたデータ連携です。たとえば、Workdayユーザーが給与計算に影響を与えるような変更(給与の変動、解雇など))をWorkdayで行うたびに、その情報がPECIファイルを通じて給与計算会社のシステムに送信され、給与計算が行われます。

利点:

1. 効率的：給与処理が自動化され、毎月特定のフォーマットで給与計算サービス会社に給与差異情報を提供する必要がなくなります。
2. 正確性：情報が単一のオリジナルのデータベースから直接来るため、人的エラーが減少し、給与計算処理がより迅速に行われます。

手法:

このオプションでは、給与計算サービス会社が正しいデータを含む PECI ファイルの作成を支援し、PECI ファイル内のデータを給与計算サービス会社のシステムにマッピングします。または、お客様の Workday 導入コンサルタントが、給与計算会社の仕様に基づいて統合を構築し、給与計算会社が統合をテストします。

• PECIファイルの手動インポート

対象人数がポイントツーポイント・インテグレーションを構築するほど多くない場合、代替手段としてWorkdayのPECIファイルを生成し、給与計算サービスプロバイダーがそのデータを手動で給与システムにインポートするという方法もあります。

利点:

1. コスト効率：短期的にはポイントツーポイント・インテグレーションを構築するよりも安価です。ただし、情報の手動操作とインポートに伴う追加費用が発生するため、長期的には高額になる可能性があります。

• Workday API

Workdayは、PECIファイルではなくAPIの使用を推奨していますが、Workday の標準 API は、米国や欧州以外の市場で給与計算を処理するために必要な標準的な情報をサポートするように構成されていないため、アジア圏で Workday API を使用する場合、多くの設定や開発が必要になるため、多くのクライアントはまだ PECI ファイルを使用しています。API を使用するメリットは、基本的に「リアルタイム」でのデータ連携がより頻繁に行えること、また、給与計算プロバイダーがデータ取り込むために、システム構築をする必要がなく、インターフェースの問題をより簡単にトラブルシューティングできることなどが挙げられます。

Workdayとのポイントツーポイント・インテグレーションを構築するための費用

インテグレーション(データ連携)の構築費用は、転送されるデータ量(支払いコード、従業員数など)、対象国の数、およびWorkdayに情報を戻す必要があるかどうか(GLファイルや過去履歴など)により異なります。信頼できる給与計算サービス会社であれば、1対象国に対して1〜3か月でインテグレーション(データ連携)を構築することが可能です。

Workdayと給与を接続するときの一般的な問題

1. Workdayのデータ品質の評価 – Workday をアジア圏でWorkdayを導入する際、データの品質を確認することが重要です。一般的な課題として、初期導入時にアジア特有のデータフィールドに対応するように Workday が設定されていない場合があります。組織内での Workday 導入が限定的である場合、徹底的なデータ確認を実施することが不可欠です。これにより、特にローカライズされた要件に対応する際のシステムの有効性に影響を与えるギャップや不一致を特定できます。
2. Workdayでの現地言語データ保存 – Workday をアジア圏でWorkdayを使用する際の重要な検討事項の一つは、データが現地言語で保存できるかどうかです。例えば、日本では多くの法定関連書類が日本語で作成される必要があります。給与計算処理を円滑に進めるためには、Workdayからインターフェースされるデータ(従業員名やその他の重要情報など)が日本語で正確に抽出される必要があります。
3. Workdayインテグレーション(データ連携)の構成 – Workdayインテグレーションの構成を誰が行うか、いつ作業を開始できるのか、必要に応じて誰かを採用するのかなどを考える必要があります。大規模なクライアントの場合、社内でWorkdayを管理する専属チームがいることが多いですが、これらのチームは他の様々なプロジェクトで多忙を極めていることがほとんどです。そのため、インテグレーションを外部業者に依頼する場合もあります。適切な業者を選定し、スムーズで効率的なインテグレーションを実現するための時間を確保することが重要です。
4. 勤怠管理と給与データの連携 ‐勤怠管理システムを給与データとどのように接続するかを検討する必要があります。アジア圏では、一部のクライアントがWorkday Absence and Timeを使用していますが、地域ごとそれぞれ要件が異なるため、構成が非常に多くなり、使用していないケースよく見受けられます。そういった際、サードパーティの勤怠管理製品を利用することが一般的です。これらのデータを給与システムに流す方法を確立することで、ビジネスや従業員数が増加しても対応できるスケーラブルなデータ連携を確保できます。

給与インテグレーションを行うために必要な人員数

一般的に、一部の例外を除き限り、自動化されたデータ連携を構築するには、対象国で300人の対象人数があることが推奨されます。

アジアでの給与とWorkdayのインテグレーション(データ連携)サービスプロバイダーの選択アジア圏

で給与計算プロバイダーを選定する際、プロバイダーが将来性を備えていること確認することが重要です。通常の選定プロセスに加えて、次のような給与計算やデータ連携に特化の質問をすることをお勧めします。

• Workdayとのインテグレーション(データ連携)サービス: 給与計算プロバイダーはWorkdayとインテグレーション(データ連携)できますか？データ連携を構築するのにどのくらいの期間が必要ですか？
• 対応可能な地域範囲: 給与計算アウトソーシングプロバイダーはどの地域に対応可能ですか？貴社がカバーされているほとんどの国でサポート可能ですか？
• ローカルサポート: 給与計算アウトソーシングプロバイダーのサポートは該当国で行われていますか？それとも、他国のサービスセンターなどにオフショアから提供されていますか？
• データホスティングとセキュリティ: 給与データはどこにホスティングされますか？データはどの程度安全ですか？GDPRに準拠していますか？プロバイダーにはISO27001などのセキュリティ認証を持っていますか？

アジアでWorkdayと給与データをインテグレーション(データ連携)することは、専門的な技術知識を要する複雑なプロセスです。Workdayの導入コンサルタントは、通常より簡潔にシステム構築を行うため、給与計算サービス会社またはWorkdayインテグレーションサービスプロバイダーを利用することを推奨します。企業は既存のWorkdayインテグレーション構築経験を活用し、1つの給与システムで複数の国をカバーすることが可能です。

アジア圏の給与計算アウトソーシングプロバイダーは、それぞれ対応可能地域、現地サポート、またデータホスティングとセキュリティに関して様々です。給与計算プロバイダーが長期にわたり対応可能できることを確認するため、しっかりと選定を行うことが重要です。Links Internationalでは、30社以上のお客様のWorkday HCMと給与データの連携をお手伝いをしてきました。ぜひお問い合わせください！