ここ数年、HRの変革に取り組む企業において、SuccessFactorsを利用する企業が増加しています。
アジア圏に拠点を置く企業、人事部においてSuccessFactorsを導入する際、よく聞かれる質問の1つが「アジア圏での給与計算業務をSuccessFactorsでどのように行うか？」ということです。
SuccessFactorsにおいてアジア圏を対象とし、給与計算をおこなうには、以下の2つの方法があります。
- SAPのSuccessFactors Employee Central Payrollを導入し、SuccessFactorsと連携をおこなう。
- SuccessFactorsをアジア圏にて給与計算アウトソーシングサービスプロバイダーとデータ連携するか、またはローカルの給与計算ソフトウェアを使用して給与計算業務をおこなう。
SuccessFactorsは2012年にSAPの傘下となる以前に、クラウドベースの人的資本管理（HCM）システムとして開発されました。このシステムは、人事の担当者が人事の専門業務や付加価値を加味したタレントマネジメント活動を1つのクラウドベースシステムから管理できるようにすることを目的としていました。そのため、SuccessFactorsには基幹となる給与計算処理ソリューションがなく、こうした高度な機能の開発に焦点を当てる一方で、SAPのEmployee Central Payrollや他の専門的なシステム/ベンダーとデータ連携とおして、給与計算のような専門的で各対象国ごとに異なるタスクを処理することを想定しています。
このように、複数の専門的なHRソフトウェアを使用し、それらをデータ連携するアプローチは、すべての人事関連のプロセスをカバーしようとする従来型のオールインワンHRソフトウェアのアプローチよりも効率的です。
このブログでは、アジア圏においてSuccessFactorsを利用して給与計算業務をおこなう方法について、人事担当者の方のが理解を深めるため、情報を提供することを目的としています。
SuccessFactorsを使用したアジア圏での給与計算処理の方法
SuccessFactorsはアジア圏において給与計算を行うにあたり、直接使用することができないため、ユーザーは下記いずれかの方法を選択するのが一般的です。
- SAP Employee Central Payrollを導入し、社内ネットワークを活用してSuccessFactorsとデータ連携する
SAP Employee Central Payroll（EC Payroll）は発展性の高いしっかりしたシステムですが、導入コストが高いため、特定の拠点で多数のの従業員がいる場合（例：10,000人以上）には適しています。しかし、アジア圏のように該当の地域において複数国にまたがり、かつ小規模な人数しかいない場合、コストが膨らむことが懸念されます。 - 給与アウトソーシングサービスプロバイダーを利用し、SuccessFactorsとデータ連携を行い給与計算業務を遂行
アジア圏では各国ごとの要件が多岐にわたるため、アウトソーシングプロバイダーを利用することで、APAC地域全体の給与計算業務を迅速にサポートすることが可能です。経験豊富なプロバイダーであれば既存のデータ連携技術を活用できるため、この方法は非常に効率的です。
こういった理由から、SuccessFactorsの導入コンサルタントやBig 4（4大監査法人）などの専門機関は、クライアントに対して給与計算アウトソーシングサービスプロバイダーを活用することを推奨しています。これは、費用対効果が高く、セキュリティが万全、拡張性がある給与計算モデルを構築するための最適な方法です。
アウトソーシングとしてのメリット
通常の給与計算アウトソーシングのメリットに加え、以下の利点があります：
- SuccessFactorsとデータ連携を行える技術を持つアウトソーシングプロバイダーのノウハウを活用できる
- 複数にまたがる地域を一括で管理できる
アジア圏にて数か国以上に渡る給与計算業務をおこい、SAP Employee Central Payrollを利用せずにシステムを構築する際、自社にて各国に対応した給与計算システムを導入し、カスタマイズする必要があります。アウトソーシングを選択することにより、これらの労力やコストを大幅に削減することが可能です。
給与計算プロバイダーはどのようにSucessFactorsとデータ連携をおこなうか?
SuccessFactorsを利用しているクライアントは、アジア圏において給与計算データと連携する際に、以下のいずれかの方法を採用するのが一般的です。
1. 自動ファイル転送またはAPI(Application Programming Interfaces)を利用したデータ連携
経験豊富な給与計算プロバイダーであれば、経験からデータ連携に関して汎用的なファイル形式に対応したデータ連携ツールを備えています。これにより、セキュリティとデータの正確性を確保し、完全自動化でのデータ連携が行われます。給与計算関連データは、SuccessFactorsから給与計算プロバイダーのシステムに以下の方法で連携されます：
- RESTful API
最新のHCMおよび給与計算システムの多くは、2つのシステム間にてリアルタイムのデータ交換を可能にするRESTful APIを提供しています。この方法は、ファイルベースのデータ連携よりも安全で効率的なデータ転送を可能にしますが、高度な技術知識が必要で、設定に時間がかかることがあります。 - SOAP
API
SOAP（Simple Object Access Protocol）APIは比較的以前の方法で、現在ではあまり一般的ではありませんが、特定の状況で利用されることがあります。
2. ファイルベースの連携
この方法は、比較的シンプルで広く使用されており、データ転送頻度があまり高くない中小規模組織に適しています。
- CSV/Excelファイル
データをCSVやExcel形式でエクスポートし、別のシステムにインポートする基本的な方法です。 - フラットファイル
CSVファイルに似ていますが、固定長フィールドや区切り文字を使用した構造化データが含まれています。システム間にて比較的大量のデータ転送に適しています。
3. ミドルウェア連携
既存の統合ソフトウェアやiPaaS（Integration Platform as a Service）ソリューション（例：Mulesoft、Boomi、Microsoftなど）を利用している場合、ミドルウェアソリューション（エンタープライズサービスバス（ESB）やiPaaS）は、HCMシステムと給与計算システム間の仲介役として機能します。これらのプラットフォームは、システム間にてシームレスなデータ転送を可能とし、事前に構築されたコネクタやカスタム統合ワークフローを提供します。
統合の仕組み（簡単な説明）
SuccessFactorsで給与計算に影響する変更（例：給与の増額、ボーナス、その他の変更事項）が発生した場合、そのデータや更新情報がSuccessFactorsから給与計算プロバイダーの給与計算システムに連携され、給与計算が実行される前に反映され、正確で効率的な給与計算プロセスが可能になります。
マニュアルファイル(作業)のメリット
- 短期的には費用対効果が高い
ポイントツーポイントのデータ連携を開発するよりも短期間にはコスト効率が良い方法です。ただし、マニュアルファイルのマッピングやインポートに伴う手作業に対して、給与計算プロバイダーから追加サービス料が発生する可能性があります。
長期的にはマニュアルファイルはコストが割高となり、人的ミスのリスクが伴います。そのため、一般的には従業員数が少ない場合の選択肢となります。
統合ツールを開発・利用する主なメリット
- 効率性
給与計算作業が自動化され、ご担当の方が、手動または特定の形式で給与データ、変動データを、毎月給与計算サービス会社に提供する必要がなくなります。また、機密情報は漏洩のリスクが低くなり、複雑な給与計算業務を自動化します。
- データの正確性
データ連携は、従業員の方が増えるほど、正確かつ迅速に給与計算業務、支払いまで行うための最適の方法の一つです。すべての情報が元となる正確なデータソースから直接供給されるため、人為的ミスのない正確で、迅速な給与計算業務が可能になります。
- コンプライアンス
データ連携システムは、は、両システム間で統一された最新データが維持することにより、雇用法、税法、報告義務の遵守において重要な役割を果たします。。例えば、退職した従業員に対し7日以内に給与を支払う必要がある場合、HCMシステムをデータ連携することで、担当者が随時状況を把握でき、業務のための連絡を待つ必要がなくなります。
- レポートと分析
両システムから連携されたデータは、レポートやデータ分析が容易になり、HRやファイナンス部門がより包括的な情報に基づいて意思決定を行えるようにします。
- 給与計算管理の向上
データ連携は、手作業によるデータ操作のリスクを軽減し、自動化することにより堅牢な給与計算ワークフローが導入でき、内部統制を強化します。これにより、人的ミスや不正行為などの誤ったプロセスをを防止します。
SuccessFactorsと給与データをデータ連携する際のコスト
SuccessFactorsとの給与データ連携を構築するにあたり、以下の要因がコストに反映されます：
- 対象国の範囲
データ連携をおこなう国の数や地域 - 連携を行うデータの量
連携するデータの種類（例：給与コード、従業員数など）。 - 双方向のデータ連携の必要性
給与計算業務の後、給与データをSuccessFactorsに戻す必要があるかどうか（例：GLファイル、給与履歴など）。
SuccessFactorsとのデータ連携を構築するにあたり、目安として、複数国間のデータ連携で1から2カ月程度の開発期間となります。
アジア地域で給与計算サービス会社を選ぶ際のポイント
アジア圏において給与計算プロバイダーを選ぶ際には、将来的な可能性も踏まえ、どういった業務まで拡大できるか、確認することが重要です。通常の選定プロセスに加えて、以下の給与計算に関連する質問をすることをお勧めします：
1. SuccessFactorsとのデータ連携
- 給与計算プロバイダーはSuccessFactorsとデータ連携することが可能ですか？
- プロバイダーはSAP認定パートナーですか？
2. 地域展開（Regional Footprint）
- プロバイダーはどういった地域をカバーしていますか？
- あなたが事業展開されている国や地域はカバーされていますか?
3. 現地サポート（In-country Support）
- HRご担当者の方やや従業員の方からの質問に対応するサポートは何処でされていますか？
- 業務に関するサポートは現地で行っていますか、それとも他の拠点や地域でされていますか？
4. ホスティングとセキュリティ
- 給与計算プロバイダーは情報セキュリティチームの監査等を受けていますか？
- データのセキュリティはどの程度安全性が確保されていますか？
- GDPRに準拠していますか？
- セキュリティ認証（例：ISO27001) は取得していますか？
これらの質問により、アジア地域において、それぞれのニーズに合った適切なプロバイダーの選定を行う基準となります。
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