近年、多くのAPAC地域の企業が、システムのHR機能アップグレードと変革の一環として、従来のOracle PeopleSoftシステムからOracle FusionやOracle HCM Cloudへ移行し、Oracle HCM Cloudが提供する様々なデータの可視化、拡張性、生産性の向上、そして業務の効率化をすすめているように見受けられます。
しかし、アジアやAPAC地域に所在する企業において、課題の一つとして、Oracle HCM Cloudがアジア地域やAPACの給与計算を現地に根付いてサポートしていない点が挙げられます。
本ブログでは、Oracleと給与計算システムをデータ連携することで、ビジネスにおけるパフォーマンスを更に引き上げる方法について解説します。
Oracleを活用しアジア地域における給与計算をどのようにおこなっていますか？
Oracleユーザーは、データ連携の手法として一般的に下記の方法を利用しています。
- アジア圏内の拠点において個別に給与計算システムを導入し、Oracleとデータ連携をして社内で給与計算を管理
このアプローチは、特にAPAC地域にて従業員数がいわゆる「ロングテール」(各拠点が各々少人数)の場合、プロセスに比較的時間がかかり、コストが高くなる傾向があります。 - 給与計算アウトソーシングプロバイダーを利用し、Oracle HCMとデータ連携の上給与計算業務を行う方法。
このオプションは比較的簡単で、またコスト効率に優れています。
Oracleとデータ連携できる給与計算サービスプロバイダーを利用することで、そのサービスプロバイダーが持つ既存のテクノロジーやデータ連携のノウハウを活用できるほか、複数の国に渡る業務も一つのプラットフォームソリューションでカバーすることが可能になります。
一方、Oracle HCMベースの給与計算システムを使用せずに社内で給与計算業務をおこなう場合、各国の要件に対応するには各国に見合った複数の給与計算システムを導入・カスタマイズする必要が生じる場合があります。
給与計算プロバイダーはどのようにOracleとデータ連携するのか？
Oracleを使用しているクライアントは、アジア圏において給与計算データと連携する際、以下の方法が考えられます。
- 自動ファイル転送またはAPI（アプリケーションプログラミングインターフェース）を活用した給与計算データの連携
経験のある給与計算サービスプロバイダーであれば、データ連携の経験から、汎用的なファイルフォーマットに対応した統合ツールを備えています。
これにより、セキュリティとデータの正確性を確保し、完全に自動化でのデータ連携が行えます。給与計算関連のデータは、Oracleから給与計算プロバイダーのシステムへシームレスに移行されます。これには、ファイル転送を利用する方法と、給与計算プロバイダーがRESTful APIまたはSOAP APIを使用してOracleから情報を取得する方法の2つがあります。
- RESTful API:最新のHCMおよび給与計算システムの多くは、リアルタイムでのデータ交換を可能にするRESTful APIを提供しています。APIは、ファイルベースのデータ連携と比較して、より安全かつ効率的なデータ転送が可能になります。ただし、API連携には高度な技術的専門知識と設定に時間がかかる場合があります。
- SOAP API: 比較的以前の方法で、データ連携のためにSOAP（Simple Object Access Protocol）APIが使用されることがあります。しかし、近年ではSOAP APIの利用は減少傾向にあり、RESTful APIがより一般的に利用されています。
- ファイルベースの連携
- CSV/Excelファイル: この方法はシンプルで一般的に使用されており、データをCSVやExcel形式でエクスポートし、別のシステムにインポートする方法です。主に、小規模から中規模の企業で、データ転送の頻度が低い場合に適した方法です。
- フラットファイル: CSVファイルと同様に、固定長フィールドや区切り文字を使用してデータを構造化した形式で保存します。この方法は、システム間で比較的大量のデータを一括転送する際に適しています。
- ミドルウェア連携
既存の統合ソフトウェアや、Mulesoft、Boomi、Microsoftなどの**Integration Platform as a Service（iPaaS）**ソリューションを活用することが一般的です。
ミドルウェア（Enterprise Service Bus（ESB）やiPaaSなど）は、HCMシステムと給与計算システムの間の仲介役として機能します。これにより、事前に構築されたコネクタやカスタマイズ可能な統合ワークフローを利用して、スムーズなデータ転送を可能とします。
Oracleクライアントが給与計算データに変更を加えると、給与計算処理の前に最新の情報がOracleから給与計算プロバイダーのシステムへ転送されます。
マニュアルファイル管理のメリット：
マニュアルファイル管理は、ポイント・ツー・ポイントのデータ連携を開発する場合と比べて、短期的にはコストを削減できます。
しかし、マニュアルファイルのリマッピングやインポート作業が必要になるため、給与計算サービスプロバイダーから追加のサービス料が発生する可能性があります。
マニュアル(手作業)でのファイルの管理は長期的にはコストが高くなりやすく、また人的ミスが発生しやすいというリスクも伴います。
よって、一般的に従業員数が少ない場合に使用されることがあります。
データ連携ツールを開発・導入する主なメリット:
- 効率性 – 各必要データが給与計算サービスプロバイダーの給与計算データベースにシームレスに転送され、複雑な給与計算データやプロセスを効率化できます。自動化された給与プロセスにより、変動データを特定の形式でマニュアルで毎月提供する必要がなくなります。
- データの正確性 – データ連携は、従業員の方が増えるほど、正確かつ迅速に給与計算業務や支払い業務を行う上で最適の方法です。すべてのデータが元となる正確なデータソースから直接取得されるため、より正確な給与計算が可能になり、人為的なミスをなくし、リアルタイムのデータに基づいて給与計算プロセスにより迅速で正確な業務が行えます。
- コンプライアンス – データ連携システムは、両システム間において統一された最新データを維持することにより、雇用法、税制規制、報告要件の遵守する上で重要な役割を果たします。例えば、退職した従業員対し7日以内に給与等を支払う必要がある場合、HCMシステムとのデータ連携により、担当者が期日等を気にせず随時状況を把握できます。
- レポーティングと分析 – 両システムの連携データにより、より高度なレポート作成とデータ分析が可能になります。これにより、人事部門やファイナンス部門は、より多くの情報を基に、より的確な意思決定を行うことができます。
- 給与計算管理の向上 – データ連携により、手動でのデータ操作のリスクを軽減し、自動化を通じて強固な給与ワークフローを確立することができ、内部統制をより強化できます。これにより、人為的ミスや不正行為などによる誤ったプロセスを防ぐためのセーフガードとなります。
アジアおよび中東圏にて給与アウトソーシングプロバイダーを選ぶ際のポイント
アジアおよび中東圏にて給与アウトソーシングプロバイダーを選ぶにあたり、現在の給与計算プロセスや今後の変更等に対して、事前調査の上、しっかりと確認することが重要です。通常のデューデリジェンスに加えて、特に給与関連で確認すべき事項には以下のようなものがあります。
- Oracleとのデータ連携 – 該当の給与計算システムはOracleとのデータ連携が可能か？また連携に関して、どの範囲までプロバイダーが対応できるか？
- 地域的な対応範囲 – 給与計算アウトソーシングプロバイダーの対応できる地域の範囲はどの程度か？拠点のあるほとんどの国でサポートが可能か？
- ローカルサポート –人事の担当者や従業員からの問い合わせには、誰が対応するのか？サポートは現地で提供されるのか、それとも海外のサービスセンター等にアウトソースされるのか？緊急時には電話や対面で対応できる担当者がいるか？
- ホスティングとセキュリティ – 給与計算アウトソーシングプロバイダーは、情報セキュリティチーム等による監査をクリアできるか？データのセキュリティはどの程度確保されており、GDPRなどの規制に準拠しているか？ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているか？
- 付加価値的なサポート– 給与計算アウトソーシング会社は、EOR(雇用代行)ソリューション、採用の支援、就労ビザ申請サポートなどの付加価値的なのHRサービスを提供しているか？
給与計算プロバイダーの選定はHCM導入において重要な要素であり、最適なパートナーを見つけることが各業務の最適化や効率化を行う上で不可欠です。
Oracleと給与計算システムのデータ連携をお考えですか？
Links Internationalは、アジアおよび中東圏におけるHR業務の効率化に特化し、該当地域において100%自社内の各現地での対応にて給与計算、勤怠管理、福利厚生サービスを提供しています。アジア・中東圏を代表する給与計算アウトソーシングプロバイダーとして、現地対応サービスの提供、機密性の高いデータk連携ソリューション、そして使いやすい給与計算業務のテクノロジーを提供します。
Links Oneは、複数国対応の給与計算データベースソリューションで、デジタルトランスフォーメーションを進める企業がOracleとシームレスにデータ連携をできるようにし、将来性を備えた給与計算データベースソリューションを構築します。
人事業務の効率化をお考えであれば、Links Internationalがお手伝いします。お気軽にお問い合わせください！